As saturday that it is, today in 'As magical as you desire' there are place for an event which were very special in England during the 18th century, The Masked ball. These parties represented the good entertainment. Although the topics could vary, they all had something in common: masks.
Organize this party is a fun opportunity for guests to dress up in elaborate costumes and hide their identities. But also, planning a masquerade takes time and requires good organization.
In this post I will be taking you through the steps needed to create a perfect Masked ball from a professional event organiser’s perspective.
♥ Set the size of your event and the date
Decide the size which is going to have the party. If you are planning a big event, you need to plan at least six to nine months in advance. If you are organizing a masquerade with fewer guests, four months will be enough to get everything ready. The first thing you have to do is a guest list.
At this stage it doesn’t matter if you don’t know any details about the party, it’s more important set a day in which all the people who you want to invite to the event, not have any problem to go.
♥ Find out the budget
Find out how much money you have to spend. You need to know this as early in the process as possible so you don’t start planning something completely unrealistic.
Note that there are significant costs as a place, food, entertainment and decorations.Compare prices of different places, caterers, musicians and local shops. Adjust your budget according to what you selected before. If you want to save money, you can ask your friends or family to help you in decorating, food and other tasks. The party can be at a friend's house or in the yard of a house, allowing lower costs.
Leave some money aside as a back up. Unexpected costs can always crop up with any size of event, so don’t splurge your entire budget straight away.
♥ Establish the type of party you are organizing
In this case you know that your party will be a masked ball. You need to think how to link this topic with the food, drink, decoration, kind of music (DJ) ... to give a coherence to whole event.
For instance, you can use the sophistication and elegance of these typical Venetian parties linked it with the mischievousness, as the masks to giving an unknown identity. With this environment can not miss red wine, minimalist canapés and a big chocolate fondant.
♥ Book the venue
The earlier you book the venue, the better – unsurprisingly, good venues go quickly. It is recommendable do it with six months in advance if you are planning a large party, and four months if it is a smaller event.
Identify suitable venues that have availability, are within budget and easily accessible for guests. Make the most of the events team at the venue, they’ll know the space really well and will have seen plenty of events there so don’t be afraid to fire all your questions at them. Take photos of the space to help when planning the theme.
If you haven’t had a confirmed guestlist, ask if you will be able to book for minimum numbers and add guests later on.
Before signing anything make sure you check back through the quote and ensure it includes everything you require and that there will be no hidden charges.
Formally confirm the location and release any alternative venues on hold.
Decide on whether you’re going to pre-order drinks or pay for what is consumed on the night and choose how you want drinks and the food to be served. For this kind of event you could perhaps have drinks dotted around the venue or just set up in one place where your guests can help themselves. The food, can be catering, with canapés taken round by waiting staff. The food do not need to be exaggerated in amount. The main feature of the party is the ball.
♥ Formalize the party with your guests
Send out invitations two months in advance. You can buy them, make it yourself or send e-mails. Explain to your guests what kind of costumes they have to wear. You should not send invitations at the last minute. The guests need time to prepare their outfits and find their masks.
♥ Choosing the music
Hire a DJ, musician or live band or put together a playlist to make sure you have music playing.
♥ Visualize the event
When planning any event it is crucial that you get a clear picture of how you want things to work on the night, that way you can be prepared for all eventualities. Take some time out and visualise each stage of the event from a guest’s point of view.
♥ Ask for feedback
Find out what guests enjoyed about the event and what they did not, this way it will help you to organise a next even better party
Organizar una fiesta es una oportunidad divertida para que los invitados se vistan con trajes elaborados y oculten sus identidades. Pero también, la planificación de una Masked ball lleva tiempo y requiere una buena organización.
En este post voy a guiaros a través de los pasos necesarios para crear un baile de máscaras perfecto desde la perspectiva de un organizador de eventos profesional.
♥ Establezca el tamaño del evento y la fecha
Decidir el tamaño que va a tener la fiesta . Si usted está planeando un gran evento, es necesario planificar por lo menos de seis a nueve meses de anticipación. Si está organizando un baile de máscaras con menos invitados , cuatro meses serán suficientes para tener todo listo . Lo primero que tienes que hacer es una lista de invitados .
En esta etapa no importa si no conoces ningún detalle acerca de la fiesta, es más importante establecer un día en el que todas las personas que quiera invitar al evento , no tengan ningún problema para acudir.
♥ Calcula el presupuesto
Averigua cuánto dinero tiene para gastar. Necesitas saber esto tan pronto en el proceso como sea posible para que no comience a planear algo completamente irreal .
Ten en cuenta que existen costes significativos como lugar, la comida , el entretenimiento y la decoración. Compara diferentes lugares , empresas de catering , músicos y tiendas locales. Ajusta tu presupuesto de acuerdo a lo que haya seleccionado antes. Si quieres ahorrar dinero, puedes pedir a tus amigos o familiares que te ayuden en la decoración , la comida y otras tareas. La fiesta puede ser en casa de un amigo o en el patio de una casa , lo que permite reducir los costes.
Deja un poco de dinero a un lado como una copia de seguridad. Gastos imprevistos siempre pueden surgir con cualquier tamaño de evento, por lo que no debes derrochar todo tu presupuesto de inmediato.
♥ Establecer qué tipo de fiesta es el que estás organizando
En este caso, sabes que su fiesta va a ser un baile de máscaras . Es necesario pensar en la forma de vincular este tema con la comida , la bebida, la decoración , tipo de música ( DJ) ... para dar una coherencia a todo el evento.
Por ejemplo , puedes utilizar la sofisticación y la elegancia de estas fiestas típicas venecianas vinculadas con la picardía y la identidad desconocida que dan las máscaras. Con este entorno no puede faltar el vino tinto, canapés minimalistas y una gran fondant de chocolate.
♥ Reserva el lugar de la fiesta
Cuanto antes reserves el lugar , mejor - los buenos lugares se ocupan rápidamente . Es recomendable hacerlo con seis meses de antelación si estás planeando una gran fiesta , y cuatro meses si se trata de un evento más pequeño.
Identificar lugares adecuados que tengan disponibilidad, que estén dentro del presupuesto y de fácil acceso para los invitados. Aprovecha al máximo el equipo de eventos del lugar, ellos sabrán todo acerca del espacio y habrán visto un montón de eventos allí, así que no tenga miedo a preguntarles. Saca fotos del espacio para ayudar a la hora de planificar la decoración.
Si no tienes una lista de invitados confirmados , pregunta si podría hacer una reserva para un número mínimo y añadir los invitados más adelante.
Antes de firmar cualquier cosa , asegúrate de revisar a través del presupuesto y de que incluye todo lo que necesita y que no haya ningún cargo a mayores.
Confirma la reserva y anula todos los lugares alternativos en espera.
Decide si va a pre- ordenar bebidas o pagar por lo que se consuma en la noche y elegir cómo quieres que s sirvan las bebidas y la comida . Para este tipo de evento que tal vez podría colocar las botellas en un lugar donde los invitados se puedan servir ellos mismos .
La comida , puede ser en forma de catering , con canapés repartidos por los camareros . La comida no tiene que ser exagerada en cantidad . La característica principal de la fiesta es el baile.
♥ Formalizar la fiesta con sus invitados
Envía las invitaciones con dos meses de antelación. Puedes comprarlas , hacerlas tú mismo o enviar correos electrónicos. Explica a tus invitados qué tipo de vestuario que tienen que llevar. No debe enviar las invitaciones en el último minuto . Los invitados necesitan tiempo para preparar sus trajes y encontrar sus máscaras.
♥ La elección de la música
Contrata a un DJ, músico o banda, o bien organizar una lista de reproducción para asegurarte de que tienes música en todo momento .
♥ Visualice el evento
Al planear cualquier caso , es crucial que se obtiene una imagen clara de cómo quiere que las cosas funcionen en la noche , de esa manera usted puede estar preparado para todas las eventualidades . Tómate un tiempo y visualizar cada etapa del evento desde el punto de vista de un invitado.
♥ Genera feedback
Descubre con lo que los invitados disfrutaron del evento y con lo que no , de esta manera te ayudará a organizar la próxima fiesta aún mejor.
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